Datensicherung im Handwerksbetrieb: Was wirklich schützt – und welche Fehler fast jeden treffen

Ransomware, ein defekter Rechner, ein gestohlenes Notebook – für einen Handwerksbetrieb kann der Verlust aller Daten existenzbedrohend sein. Trotzdem ist eine funktionierende Datensicherung in vielen kleinen Betrieben entweder gar nicht vorhanden oder seit Jahren nicht mehr geprüft worden. Das ist kein Vorwurf, sondern eine Beobachtung aus der täglichen Praxis: Datensicherung ist das Thema, das immer auf morgen verschoben wird – bis es zu spät ist.

Das 3-2-1-Prinzip: einfach, aber selten konsequent umgesetzt

Die Grundregel für eine zuverlässige Datensicherung lautet 3-2-1: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, davon eine außerhalb des Betriebs. In der Praxis bedeutet das zum Beispiel: die laufenden Daten auf dem Büro-PC, eine tägliche Sicherung auf einer externen Festplatte im Betrieb und eine weitere Sicherung in einem Cloud-Speicher oder auf einem Datenträger, der regelmäßig nach Hause mitgenommen wird. Wer nur eine externe Festplatte im selben Raum wie den PC hat, schützt sich zwar vor einem Festplattenausfall – nicht aber vor Einbruch, Brand oder Ransomware, die beide Laufwerke gleichzeitig verschlüsselt.

Lexware-Daten richtig sichern

Wer Lexware für Buchhaltung, Lohn oder Rechnungen einsetzt, hat oft eine Schwachstelle, die auf den ersten Blick nicht auffällt: Die Sicherungsfunktion in Lexware muss aktiv eingerichtet und regelmäßig ausgeführt werden – sie läuft nicht automatisch im Hintergrund, wenn sie nicht entsprechend konfiguriert ist. Dazu kommt, dass eine Sicherung nur dann wirklich hilft, wenn sie auch wiederhergestellt werden kann. Ein Test-Restore – also das probeweise Zurückspielen der gesicherten Daten auf einem Testsystem – wird in der Praxis fast nie durchgeführt, ist aber der einzige Weg, um sicher zu sein, dass die Sicherung im Ernstfall tatsächlich funktioniert. Bei der Einrichtung im Rahmen des Lexware-Profi-Pakets ist dieser Schritt ausdrücklich enthalten.

ecoDMS-Archiv: revisionssicher, aber auch gesichert?

ecoDMS speichert Dokumente revisionssicher – das bedeutet, dass einmal archivierte Dokumente nicht unbemerkt verändert werden können. Das ist eine wichtige Eigenschaft für die GoBD-konforme Aufbewahrung. Es bedeutet aber nicht, dass das Archiv automatisch gegen Datenverlust geschützt ist. Auch der ecoDMS-Server braucht eine regelmäßige, geprüfte Datensicherung. Wer Lexware und ecoDMS gemeinsam betreibt, sollte sicherstellen, dass beide Systeme in ein einheitliches Sicherungskonzept eingebunden sind – und dass die Sicherungen zeitlich aufeinander abgestimmt sind.

Typische Fehler in kleinen Betrieben

Aus der Praxis kennt man immer wieder dieselben Muster: Die externe Festplatte hängt dauerhaft am PC und wird nie abgezogen. Die letzte Sicherung liegt Wochen zurück, weil niemand daran gedacht hat. Die Sicherungsdatei ist vorhanden, aber niemand weiß, wie man sie zurückspielt. Oder die Sicherung läuft zwar täglich, sichert aber nur einen Teil der relevanten Daten, weil der Sicherungspfad nie angepasst wurde. Keiner dieser Fehler ist schwer zu beheben – aber man muss einmal hinschauen.

Was ein gutes Sicherungskonzept für einen kleinen Betrieb kostet

Ein solides Datensicherungskonzept für einen Handwerksbetrieb mit einem bis drei Arbeitsplätzen ist kein großes Projekt. Es braucht eine klare Entscheidung, welche Daten gesichert werden müssen, ein passendes Sicherungsintervall (für Buchhaltungs- und Lohndaten in der Regel täglich), eine externe Komponente außerhalb des Betriebs und einen dokumentierten Wiederherstellungstest mindestens einmal im Jahr. Die technische Umsetzung und Einrichtung lässt sich in einem halben Tag erledigen – wenn man weiß, was zu tun ist.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre aktuelle Datensicherung im Ernstfall wirklich greift, sprechen Sie mich an. Im kostenlosen Digitalcheck schauen wir uns Ihre Situation gemeinsam an – ohne Fachchinesisch und ohne versteckte Kosten.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstuetzung von KI erstellt.