Digitales Dokumentenmanagement für Ihre Branche
Branchenspezifische Lösungen für revisionssichere Archivierung und effizientes Dokumentenmanagement. Optimiert für Ihre individuellen Anforderungen. Unser Dokumentenmanagement nach Branche berücksichtigt die typischen Ablagen, Fristen und Freigabeprozesse Ihres Fachbereichs.
Hausverwaltungen
Mietverträge & Nebenkostenabrechnungen
Automatische Archivierung aller Mietverträge, Kündigungen und Nebenkostenabrechnungen. Revisionssicherer Zugriff auf historische Dokumente mit Volltextsuche.
Rechnungsworkflow & Freigaben
Digitale Rechnungsfreigabe mit mehrstufigen Workflows. Automatische Zuordnung zu Objekten und Kostenstellen. Nahtlose Integration in Ihre Buchhaltungssoftware.
Objektakten & Protokolle
Zentrale Verwaltung aller objektbezogenen Dokumente. Eigentümerversammlungsprotokolle, Wartungsberichte und Korrespondenz jederzeit griffbereit.
Hausverwaltungen profitieren von deutlich reduzierten Suchzeiten, rechtssicherer Dokumentation und effizienter Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Eigentümern und Dienstleistern.
Handwerk
Auftragsunterlagen & Lieferscheine
Digitale Erfassung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Abnahmeprotokollen direkt vor Ort. Mobiler Zugriff für Monteure und Techniker.
Wartungsdokumentation
Lückenlose Dokumentation von Wartungsintervallen, Prüfprotokollen und Serviceeinsätzen. Automatische Erinnerungen für wiederkehrende Wartungen.
Zertifikate & Nachweise
Zentrale Verwaltung von Qualifikationsnachweisen, Zertifikaten und Prüfberichten. Schneller Nachweis bei Kundenanfragen oder Audits.
Handwerksbetriebe steigern ihre Effizienz durch papierlose Prozesse, verbessern die Kundenkommunikation und erfüllen gesetzliche Dokumentationspflichten zuverlässig.
Kanzleien
Mandantenakten & Korrespondenz
Revisionssichere Archivierung aller mandantenbezogenen Dokumente. Automatische Zuordnung von E-Mails und Schriftsätzen zur jeweiligen Akte mit Versionierung.
Fristen & Wiedervorlagen
Automatische Fristenkontrolle mit Erinnerungsfunktion. Verknüpfung von Dokumenten mit Wiedervorlagen und Terminen. Integration in bestehende Kanzleisoftware.
Verträge & Vollmachten
Sichere Verwaltung sensibler Dokumente mit Zugriffsrechten. Volltextsuche in gescannten Verträgen. Automatische Archivierung nach Aufbewahrungsfristen.
Kanzleien erfüllen höchste Anforderungen an Datenschutz und Vertraulichkeit, optimieren die Zusammenarbeit im Team und gewährleisten jederzeit rechtssichere Dokumentation.
Verwaltung & Büro
Eingangsrechnungen & Freigaben
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit OCR-Erkennung. Digitale Freigabeworkflows mit Benachrichtigungen. Direkte Übergabe an DATEV oder andere Buchhaltungssysteme.
Personalakten & Verträge
DSGVO-konforme Verwaltung von Personalakten mit differenzierten Zugriffsrechten. Automatische Archivierung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Fortbildungsnachweisen.
Verträge & Bestellungen
Zentrale Ablage aller Verträge mit automatischen Erinnerungen für Kündigungsfristen. Nachvollziehbare Bestellhistorie mit Verknüpfung zu Lieferanten und Projekten.
Verwaltungen und Büros reduzieren Papierberge, beschleunigen interne Prozesse und schaffen transparente Strukturen für effiziente Zusammenarbeit.
Geht es bei Ihnen um mehr als die Archivierung einzelner Dokumente – etwa ein größeres Digitalisierungs- oder KI-Vorhaben? Dafür biete ich auch Interim-/Digitalisierungsberatung an.
Ihre Branche nicht dabei?
Wir entwickeln individuelle Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.
Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement nach Branche
Für welche Branchen gibt es fertige Lösungen?
Aktuell bieten wir passgenaues Dokumentenmanagement nach Branche für Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe, Kanzleien sowie Verwaltung und Büro. Ist Ihre Branche nicht dabei, entwickeln wir eine individuelle Lösung – nehmen Sie einfach Kontakt auf.
Wie lange dauert die Einrichtung für meine Branche?
Je nach Umfang und Datenmenge dauert die Einrichtung typischerweise wenige Tage bis zwei Wochen. Im kostenlosen Digitalcheck ermitteln wir vorab den genauen Aufwand für Ihre Branche.
Erfüllt die Lösung die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?
Ja. Die revisionssichere Archivierung orientiert sich an den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, wie sie beispielsweise vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht werden. Dokumente werden automatisch nach Ablauf der jeweiligen Frist zur Prüfung markiert.
Kann ich bestehende Software wie DATEV oder Lexware weiter nutzen?
Ja, das Dokumentenmanagement lässt sich in gängige Branchensoftware integrieren, etwa in Lexware für Buchhaltung und Lohn. So entsteht kein Systembruch, sondern eine durchgängige digitale Ablage.